Huurvoorwaarden Orbit

Inhoud

 

  1. Algemeen

Verenigingen en particulieren

  1. Technische gegevens

2.1 Algemeen

2.2 Elektriciteit

2.2.a Verlichting

2.2.b Stopcontacten

2.2.c Verwarming

2.3 Brandbestrijdingsmiddelen

  1. Plattegrond
  2. Reserveringen
  3. Factuurvoorwaarden
  4. Dranken
    1. Bestellingen
    2. Kortingen
  5. Gebruik van materiaal
    1. Algemeen
    2. Muziekinstallatie
    3. Beamer
  6. Aandachtspunten voor de huurder
    1. Organisatie evenement
    2. Brandveiligheid
    3. Algemeen
    4. Sluitingsuur
    5. Controle

 

 

 

 

 

 

  1. Algemeen:

De huurder verbindt zich akkoord met alle punten van het huisreglement en aanvaardt persoonlijk verantwoordelijk te zijn, hij zal de nodige aandacht en zorg besteden aan alle zaken die nodig zijn, om de zaal in optimale omstandigheden te gebruiken en te behouden.

    Mochten er zich door nalatigheid of met opzet beschadigingen voordoen, verbindt de huurder zich ertoe deze zelf of door derden te laten herstellen. Indien de herstellingen binnen de twee weken niet gebeurd zijn zal ’t Klokhuis de herstellingen ten laste van de huurder laten uitvoeren.

Verenigingen en Particulieren

Deze kunnen Den Orbit “ ’t Klokhuis” gebruiken tegen betaling van de vastgestelde huurprijzen en met in acht name van diverse bepalingen en voorwaarden. Er wordt  per activiteit een verantwoordelijke aangeduid  die de contactpersoon zal zijn tussen de huurder en de gerant(e) voor alle afspraken die er dienen gemaakt te worden en voor het ondertekenen van de overeenkomst tussen beide partijen.

 

  1. Technische gegevens :

2.1 Algemeen

Afmetingen :    

Nuttige oppervlakte : 88.21 m²

Maximum toegelaten aantal personen : 88

2 nooduitgangen totale breedte nooduitgang : 2.82 m

Beschikt over eigen toog.

Eigen toilet met twee damenstoiletten en twee heren toiletten

Eén muur is geschikt om projecties op te maken, beamer kan gehuurd worden

Geluidsinstallatie  geschikt voor fuiven

2.2 Elektriciteit :

2.2.a Verlichting :

Bediening verlichting in zekeringkast naast toog

                               Plafond zitten Tl verlichtingen ingewerkt

 

2.2.b Stopcontacten :

 

2.2.c Verwarming :

Thermostaat  bevindt zich aan raam van lokaal Tobit.

Bediening :

Verwarming aan :

Stel de manuele thermostaat in op gewenste temperatuur. Duw op de schakelaar die zich bevindt op het kastje naast de nooddeur.

De verwarming zal gedurende 4 uur branden, en schakelt dan automatisch uit. Na het verstrijken van de tijd kan de verwarming terug worden aangezet voor 4 uur.

2.3 Brandbestrijdingsmiddelen:

  • In de zaal zijn verschillende rookdetectoren geplaatst. De centrale bevindt zich in de doorgang naar de Grote Zaal.
  • Ter hoogte van de brandcentrale is een telefoonlijst voorzien met de personen die moeten worden verwittigend in geval van nood.
  • Poederblusser type Fury GAM1 aan toog.
  • Watersnelblusser 6l aan inkomdeur.

 

  1. Plattegrond :
  2. Reserveringen :
  • Reserveringen dienen tijdig te gebeuren teneinde de gerant(e) toe te laten de nodige schikkingen te nemen .
  • Reserveringen dienen te gebeuren tijdens de openingsuren van ’t Klokhuis Sleidinge. Bij voorkeur op dinsdagavond.
    Telefonische reserveringen dienen zo snel mogelijk (binnen de 7 dagen) schriftelijk vastgelegd te worden teneinde ze als definitief te laten gelden.
  • Er wordt een contract opgemaakt van elke verhuring die door beide partijen ondertekend wordt.

 

 

  1. Factuurvoorwaarden :
    1. Waarborg en huur wordt uitsluitend betaald op rekening

BE77290024029042

GEBABEBB

 ’t Klokhuis Sleidinge VZW

Schoolstraat 7                 9940 Sleidinge.

 Steeds met de vermelding van de gebruiksovereenkomst.

  1. De afrekeningen zijn uitsluitend betaalbaar op rekening

BE77290024029042

GEBABEBB

 ’t Klokhuis Sleidinge VZW

Schoolstraat 7                 9940 Sleidinge.

 Steeds met de vermelding van de gebruiksovereenkomst.

  • Alle klachten dienen te gebeuren binnen de 8 dagen na ontvangst factuur.

Via volgend e-mail adres : verhuring@klokhuis-sleidinge.be

  • Het bedrag van de factuur welke niet op de vervaldag is betaald, wordt van rechtswege en zonder ingebrekestelling verhoogd met 10%
  • De betaalde waarborg zal na betaling factuur binnen de 14 dagen worden teruggestort wanneer er zich geen beschadigingen of andere overtredingen van het huurregelment hebben voorgedaan.
  • In geval van betwisting tussen partijen of van vordering tot betaling, zijn alleen de rechtbanken te Gent of het vredegerecht van het 3° kanton te Gent bevoegd om daarover te vonnissen

Tussen de ondertekenden partijen is overeengekomen hetgeen hierna in detail omschreven wordt met betrekking tot het inrichten van manifestaties in de lokalen van het parochiecentrum al dan niet met het gebruik van materialen behorende aan het parochiecentrum en levering van diensten.
                                               Nummer van de gebruiksovereenkomst: …………………………………………………………

Naam, …………………………………………………………………… Voornaam, ………………………………….………………………….….

Straat: ………………………………………………………………………………………………. Nr. ………………………Bus: …………………….…

Postnummer: ……………………………………………. Gemeente: ……………………………………………………………………………………

Tel/GSM: ……………………………………………………………………… E-mail: ……………………………………………………………………

Terugbetaling waarborg:

Rekeningnummer: ……………………………………………………………Iban: …………………………………………………

Datum : ………………………………………………………Uur klaarzetten : ……………………………………………………………………..

Gebruikte zaal en/of lokalen: ……………………………………………………………………………………………………………

Totaal verschuldigd bedrag: ……………………………………………€

We danken  voor het vertrouwen en wensen jullie en aangenaam feest toe

Voor alle inlichtingen zijn we steeds bereikbaar tijdens de openingsuren van ’t klokhuis op het nummer 09/357.40.45

Deze overeenkomst  is  enkel geldig indien ondertekend door beide partijen die elk 1 exemplaar ontvangen. De organisator dient zijn exemplaar bij te hebben bij de start en einde van de activiteit.

Opgemaakt in twee  exemplaren te Sleidinge, op ……………………………………………………………

Handtekening Gerante                                                                                                        Handtekening Klant …………………………………….                                                                                                     ………………………………………

Om U nog beter te dienen  en de boekingen op een correcte manier te laten verlopen vragen wij uw  medewerking. Dit betalingsformulier dient U te gebruiken voor uw boeking definitief vast te leggen. Contante betalingen zijn niet mogelijk
Betaling  dient te gebeuren maximum 7 dagen na  het tekenen van de overeenkomst (boeking) bij onze gerant
Indien dit niet gebeurt binnen deze termijn dan vervalt automatisch uw optie tot boeking van één van onze zalen en kan deze verhuurd worden aan een andere gegadigde
Zowel via Pc banking of via dit formulier vragen we steeds  het nummer van de gebruiksovereenkomst vermelden:

  • Definitief vastgelegde reserveringen worden ingeschreven op de jaarkalender en blokkeren aldus de datum voor alle verder aanvragen.
  • Annuleren van een activiteit meer dan twee weken voor datum worden niet aangerekend. Indien de annulatie gebeurt op minder dan twee weken van de activiteit wordt een administratieve kost aangerekend gelijk aan de huurprijs.
  • De waarborg voor de huur van Den Orbit bedraagt : 150 €
  • De huur van Den Orbit :                 70 €
  • Het is duidelijk dat in deze huurprijzen geen bijkomende heffingen zoals SABAM, Billijke vergoeding, e.d. inbegrepen zijn. Deze dienen door de inrichter(s) zelf geregeld te worden met de betrokken instellingen die de vergunningen afleveren.

 

  1. Dranken
    1. Bestellingen
  • Het is niet toegelaten zelf dranken van welke aard ook mee te brengen. Alle dranken worden geleverd via ’t Klokhuis. De dranken die verbruikt worden tijdens de activiteit worden aan de in het café geldende verkoopsprijzen aangerekend.

Bij overtreding van de aankoopplicht van alle dranken via  ‘t Klokhuis wordt een financiele boete geheven.

‘t Klokhuis houdt zich het recht voor het naleven van deze belangrijke huisregel te controleren.

Indien nodig kan op vraag van de klant/inrichter andere dan de gewone wijnsoorten, schuimwijnen of champagnes geleverd worden.

  • Bestellingen van dranken die moeten klaargezet worden moeten tijdig, ten laatste acht dagen  voor aanvang  van feest of fuif, met de gerant(e) afgesproken worden.
  • Voor de start van de activiteit zal de drank geteld worden door de gerant(e) eventueel in het bijzijn van de organisator. Deze laatste krijgt een kasticket met de vermelding van de hoeveelheid geleverde drank.
  • Na afloop van de activiteit wordt de resterende drank geteld door de gerant(e) eventueel in het bijzijn van de organisator. Enkel volle flessen worden teruggenomen. De gerant(e) verrekent de teruggenomen dranken en maakt de eindafrekening.
  • Kortingen kunnen worden toegestaan indien de verenigingen of particulieren zelf instaan voor de bediening.

 

  1. Kortingen
Omzet van …….. of meer Korting in %
250€ 10
500€ 15
1000€ 20
2000€ 25

 

  1. Gebruik van materiaal :
    1. Algemeen :
  • Gebruik van handdoeken zijn in de huurprijs inbegrepen maximum vier stuks. Indien er meer nodig zijn dienen deze door de inrichter zelf meegebracht te worden.
  • Kuismateriaal (trekkers, emmers, dweilen, borstels) en vloerzeep wordt ter beschikking gesteld.
  • Gebruik van vuilniszakken of PMD zakken kunnen zelf meegebracht worden of aangekocht worden via het ‘t Klokhuis
  • Stoelen, tafels en staantafels staan  ter beschikking
  • Het gebruik van hotelporselein, bestek en glazen binnen in de gebouwen is gratis op voorwaarde dat het proper afgewassen (afwasmiddel wordt ter beschikking gesteld) terug opgeborgen wordt.
  • Het afwassen van bestekken en borden van ’t Klokhuis dient ter plaatse te gebeuren door de organisator.
  • Bij het niet naleven van deze schikkingen kan een forfaitaire som aangerekend worden van €11.20/u per extra ingezette persoon voor het supplementaire werk.
  • Gebroken stukken zoals glazen en hotelporselein dienen vergoed te worden.
    • Als volgt:
      • Borden 2€/stuk
      • Onderborden 2€/stuk
      • Koffie kopjes 2€/stuk
      • Glazen 2€/stuk

 

  1. Muziekinstallatie :                
    • Den Orbit beschikt over een geluidsinstallatie bestaande uit een
      1. Mengpaneel Rodec CX-1100
      2. Denon dubbele cd speler
      3. QSC versterker
      4. Geluidsbegrenser
      5. 4 Luidsprekers
    • Het mengpaneel en cd speler kunnen eventueel vervangen worden door eigen installatie maar de versterker met begrenser dienen ten alle tijden gebruikt te worden.

 

  1. Beamer :
  • De beamer dient steeds afgehaald te worden bij de gerante.
  • Handleiding zit bij beamer, eventueel kan uitleg gegeven worden door gerante.
  • Meld steeds defecten.
  • Bij het terugbezorgen aan de gerante zal er opgelet worden dat de beamer op de gepaste wijze werd uitgeschakeld en afgekoeld is : het is ten strengste verboden om direct na het uitzetten van de beamer de stekker uit het stopcontact te trekken. De beamer moet eerst volledig afgekoeld zijn alvorens de stekker mag uitgetrokken worden. De beamer is afgekoeld wanneeer de ventilator niet meer hoorbaar is (hij schakelt dan pas volledig uit).
  • Het is niet toegelaten om de beamer buiten ‘t Klokhuis te gebruiken of mee te nemen.
  • Huurprijs van de Beamer is 10€/activiteit

 

  1. Aandachtspunten voor de huurder :
    1. Organisatie evenement

Nuttige adressen voor de organisatie van party’s  of evenementen :

www.evergem.be (evenementenloket)

www.fuifpunt.be

Hou rekening met de nieuwe geluidsnormen voor muziekaktiviteiten vanaf 1 januari 2013

                                               http://www.lne.be/geluidsnormen

                                               http://www.helpzenietnaardetuut.be

  1. Brandveiligheid

De organisator voorziet voor het evenement een eigen brand- ,ongevallen verzekering.(Bekijk een Evenementen Polis) Indien deze verzekering niet tussenkomt, behoudt ’t Klokhuis zich het recht voor de vastgestelde schade te verhalen op de organisator.

Indien er een veiligheidsplan vereist wordt (door gemeente of politie) is dit op te maken door de organisator

Gelet op de brandveiligheid geldt er een maximum bezetting die nauwkeurig moet nageleefd  worden. Nooduitgangen moeten bij elk evenement vrij blijven en mogen niet worden geblokkeerd. Bij overtreding zal de inrichter verantwoordelijk gesteld worden.

De noodpictogrammen, noodverlichting, noodplan moet te allen tijde overal zichtbaar blijven

Het gebruik van brandende kaarsen is om veiligheidsredenen niet toegestaan. Theelichtjes kunnen enkel mits beschermkap.

Tevens mogen er zich in het gebouw geen met gas gevulde flessen bevinden.

De organisator zorgt voor een naleving van de rookwetgeving en is aansprakelijk voor eventuele overtredingen.

Het gebruik van rook- of misttoestellen en confetti is niet toegelaten.

  1. Algemeen :

De sleutel van Den Orbit kan afgehaald worden bij de gerant(e), en dit na onderlinge afspraak.

Maximum één dag (of onderlinge afspraak) na gebruik van de zaal dient de sleutel terug bij de gerant(e) te worden afgegeven.

Bij openbare muziek evenementen  dient de buurt op de hoogte gebracht te worden, de organisator zal een uitnodiging in de brievenbussen steken met de vermelding van Naam organisator en telefoonnummer  deze dient steeds bereikbaar te zijn bij eventuele problemen.

Bij  vaststellen van defecten  moet  dit steeds gemeld worden bij de gerant(e),  voor de aanvang van het feest,  om eventuele discussie te vermijden. 

Het is verboden in Den Orbit om materiaal aan het plafond te bevestigen dit om veiligheidsreden . Daarvoor kan men gebruik maken van  het truss systeem.

Het meubilair van de Grote Zaal kan niet gebruikt worden in andere zalen. Alle materialen dienen  steeds op z’n oorspronkelijke plaats terug gezet.

De gebruikte decoratie materialen moeten voldoende brandweerstand hebben (RF waarde 1 h) om een uitslaande brand te vermijden.

Verwarming

      • Leg geen materialen op deze radiatoren voor de veiligheid en de goede werking
      • Voorkom dat personen op deze radiatoren kunnen zitten (eventueel afschermen met nadarafsluiting)
      • Bediening gebeurt met een thermostaat
      • Beperk onze verwarmingskosten door de deuren te sluiten

Het gebruik van eetgelegenheden (mobiele frituur, barbecue, enz.)  is toegelaten mits de nodige aandacht voor veiligheidsattesten van traiteur of catering en afvalbeheer.

Geluidsinstallatie of geluidsboxen zullen door de huurder niet buiten worden geplaatst

Bij muziekactiviteiten in de zaal zullen steeds de deuren gesloten blijven om geluidsoverlast te vermijden. Bij grotere activiteiten dient er “security” voorzien te worden door de inrichter om de overlast/geluidsoverlast naar de buurt te beperken.

 

  1. Sluitingsuur

Artikel 12(GAS)

De sluiting van drankgelegenheden, publiek toegankelijke inrichtingen en evenementen is bepaald tot 4u30

Om 4u worden alle lichten aangeschakeld, de muziek uitgeschakeld en het verkopen en/of aanbieden van drank gestopt.

Elke uitbater of organisator moet ervoor zorgen dat alle personen vreemd aan zijn inrichting, deze hebben verlaten ten laatste om 4u30. Wanneer de politie vermoedt dat na het sluitingsuur nog   personen  aanwezig zijn  zal de politie de uitbater of organisator verzoeken de  toegang te openen.

De vermelding van het sluitingsuur zal op een duidelijke en zichtbare plaats voor het publiek worden uitgehangen.

Het sluitingsuur is niet van toepassing ter gelegenheid van kerst- of oudejaarsvieringen.

       

Na gebruik dient de zaal grondig gereinigd te worden volgens de richtlijnen van de gerant(e).

De zaal dient gedweild te worden.

Bij het niet naleven van deze schikkingen kan een forfaitaire som van €11.20/u per persoon  aangerekend worden voor het supplementaire werk.

Stoelen en tafels worden afgekuist en bij elkaar gezet op de daar voorziene plaatsen.

In de onmiddellijke omgeving van het ’t Klokhuis dient ook alle zwerfvuil, afkomstig van fuiven,  te worden opgeruimd (school, Schoolstraat, parking Calcutta, Akkerken,enz.).

De doorgang naar de Bijenkorf-school dient steeds vrij gehouden te worden.

  1. Controle

De huurder geeft  uitdrukkelijk toelating, aan de gerant(e) of een lid van de Raad van Bestuur van de vzw ’t Klokhuis, ten aller tijde, controle tijdens de duur van de verhuring uit te voeren. Dit om na te gaan als aan alle voorwaarden vermeld in het reglement wordt voldaan.

De huurder verklaart een exemplaar van de huurvoorwaarden ontvangen te hebben. Het laten doorgaan van de activiteit impliciert de volledige aanvaarding van de verhuurvoorwaarden.

VZW ’t Klokhuis                                                                                                             De huurder

……………………………………                                                                                           ……………………………………